A propos des fonctions

On peut considérer qu’un tableur est un logiciel qui intègre, en lui-même, la possibilité de créer une multitude de petites routines automatisées, dont la logique est assez proche de celle de la programmation informatique.

Pour l’essentiel, ce sont les fonctions proposées par Excel qui apportent à ce logiciel toute cette « puissance » de traitement.

Au terme de notre session, il est temps d’apporter quelques précisons sur la façon dont on peut utiliser ces fonctions. A titre d’exemple, je n’aborderai ici que quelques fonctions « généralistes » qui peuvent être exposées et mises en oeuvre rapidement. Pour aller plus loin, je vous recommande vivement de prendre votre navigateur Internet et d’utiliser votre moteur de recherche préféré. Le web regorge de ressources concernant les tableurs, en général, et Excel, en particulier. En première approche vous pouvez aussi consulter la liste des liens proposée ici.

Revenons concrètement à ces fameuses fonctions, en cliquant sur l’assistant « Fonction » de la barre de formule.

Nous l’avions déjà constaté ; les fonctions sont classées en catégories. Il y en a dix et, en plus vous pouvez accéder aux « dernières fonctions utilisées » ainsi qu’à toutes les fonctions (classées par ordre alphabétique).

Beaucoup d’utilisateurs d’Excel se contentent d’utiliser toujours un nombre relativement réduit de fonctions ; la plupart n’ont nullement besoin des autres fonctionnalités du programme. L’intérêt d’un mode d’accès rapide et direct aux « dernières fonctions utilisées » est évident, d’où le critère par défaut qui est proposé dans la liste.

Néanmoins, il peut être nécessaire de sortir des sentiers battus et de connaître d’autres fonctions. Il faudra alors, soit sélectionner dans la liste la catégorie permettant d’accéder à la fonction recherchée, soit, enfin, effectuer une recherche en tapant des mots clés dans la zone de la boîte de dialogue (encore faut il savoir énoncer ce que l’on cherche !).

Pas moins de douze critères pour accéder aux fonctions : les catégories, les dernières utilisées ou toutes les fonctions.

Date & heures

En cliquant sur l’une des catégories - par exemple sur date & heure - on accède à la liste des fonctions proposées.

On découvre qu’il existe une fonction AUJOURDHUI () qui permet d’insérer automatiquement « la date du jour au format de date ». Notez que vous pouvez essayer de vous souvenir de cette fonction afin de la taper directement dans la barre de formule.

Essayez de taper directement la fonction dans la barre de formule. Il n’est pas nécessaire de saisir les majuscules, par contre, il est indispensable de taper le symbole = (égal) et de respecter la syntaxe (absence d’apostrophe).

Validez la saisie ; la cellule affiche bien la date du jour. Si le format de cette date ne vous convient pas, il faut alors la modifier par le menu Format/Cellule, tel que nous l’avions vu avec le calendrier.

Après validation de la saisie de la fonction dans la barre de formule

Pour modifier le format de date

Nous avons donc inséré la date du jour, bravo.

Tiens, pendant qu’on y est ; essayez aussi de taper :

=maintenant()

Oh ! Que c’est beau.

La fonction MAINTENANT()

Le problème, c’est que ces fonctions ne sont pas adaptées à certaines situations courantes de la bureautique car la date est actualisée à chaque édition. Imaginez que vous devez imprimer une facture ou un courrier créé trois ans plus tôt avec la fonction AUJOURDHUI()… Pas terrible, non ?

Il va donc falloir passer par autre chose si vous souhaitez que la date soit inscrite « en dur » sans aucune actualisation possible.

Il suffit de taper la date. Super, non ?

Bon, puisque vous aimez les petites choses magiques, essayez ceci :

CTRL+ ;

CTRL+ :

CTRL+ ; pour insérer la date « en dur »

CTRL+ : pour insérer l’heure « en dur »

En fait, les fonctions de la catégorie DATE sont conçues pour effectuer des calculs sur le temps. Les années, les jours, les heures, les secondes… autant d’unités de découpage du temps qui peuvent être manipulées dans Excel.

Un exemple de ce qui peut être fait avec les fonctions date : calculer le nombre de jours séparant deux dates, sur la base (comptable) d’une année de 360 jours (12 mois de 30 jours). Le résultat donne 288 jours.

Exemple complémentaire du précédent. Le format date peut être aussi manipulé avec des opérations arithmétiques ordinaires : soustraire la date la plus proche de la date la plus lointaine pour obtenir un nombre de jours réels : 291. Ne pas oublier de passer la cellule qui affiche le résultat au format nombre (Format / cellule/ nombre).

NB.SI

Bien loin de moi l’idée de prétendre faire ici le tour de la question des statistiques. Une question ? Non : un gouffre.

Pour autant, sans rentrer dans la complexité mathématique du traitement statistique (ou dans la critique de l’usage de cette discipline dans les sciences humaines ou la politique), il peut être utile de savoir traiter très simplement des informations telle que celles évoquées dans l’exemple ci-dessous.

Imaginons que vous travaillez comme animateur dans un lieu qui accueille un public relativement varié, tel que celui du Kiosque, et que vous devez tout simplement dénombrer les personnes que vous accueillez selon leur âge :

– Enfant

– Adolescent

– Adulte

Bien entendu, ceci n’est qu’un exemple ; il est peu probable que vous soyez amené à traiter ce type de données indépendamment d’un contexte plus général (heures de fréquentation, type d’usage, etc.), mais, pour comprendre la logique, tapez le modèle ci-dessous en utilisant le remplissage automatique d’Excel (auto-complétion d’un texte déjà tapé dans une cellule supérieure) :

Le remplissage automatique permet d’insérer une expression répétitive en tapant juste les premières lettres d’un mot déjà saisi dans la même colonne. Excel suggère immédiatement le mot (surbrillance) et il suffit de valider en tapant sur la touche « Enter » du clavier. Cela permet d’éviter toute variation dans la saisie du mot (pluriel, accents, faute) ; une chose importante pour notre exemple ! Notez que vous devez taper « adu » ou « ado » pour qu’Excel commence à vous proposer le mot ; c’est qu’avant la troisième lettre, il est incapable de distinguer les deux expressions.

Ensuite, comme nous devons effectuer un traitement sur un groupe de cellules, il est préférable de nommer ce dernier. Pour cela, sélectionnez le groupe de cellule (B1 à B14, dans notre exemple), cliquez sur la zone « nom », tapez public et validez par la touche « Enter » du clavier .

Attribuer un nom à un groupe de cellules

La fonction que nous allons utiliser pour compter le nombre d’adultes, d’enfants et d’adolescent se trouve donc dans la catégorie « Statistiques » ; il s’agit de NB.SI

On peut utiliser l’assistant, mais je vous propose de la saisir directement dans la barre de formule, pour cela on décompose à la loupe les termes de la fonction :

– Cliquez sur la cellule C16.

– Cliquez dans la barre de formule et tapez le caractère égal, pour indiquer à Excel qu’il s’agit d’une formule et non d’un texte : =

– Tapez la fonction : NB.SI

– Sans autre caractère, tapez immédiatement la parenthèse ouvrante : (

– Il faut indiquer les coordonnées des cellules sur laquelle la fonction doit s’effectuer. Voilà pourquoi nous avons créé une zone nom. Tapez : public

– Tapez le caractère point-virgule pour séparer le termes de la fonction :  ;

– Ensuite vous devez indiquer le critère à partir duquel le comptage sera effectué ; dans le cas présent il faut que la cellule comporte le texte « adulte ». C’est exactement ce qu’il faut taper : "adulte"

– Fermez la parenthèse : )

Voilà c’est fini. On récapitule :

=NB.SI(public ;"adulte")

Transposez pour les autres catégories de public

Formules matricielles

...Matri quoi ? Vous m’en direz tant !

Sans rentrer dans les détails, disons qu’il s’agit d’un type de formules permettant d’effectuer un calcul à partir d’une « matrice de données », par exemple, un groupe de cellules liées entre elles par une formule.

De façon pratique, les formules matricielles permettent de saisir assez facilement des enchaînements d’instructions dans la même formule. Il est important de comprendre que les formules matricielles utilisent des formules ordinaires. La plupart du temps, ce sera donc le besoin de traiter une suite d’instructions de façon concise et compacte, qui conduira à utiliser les formules matricielles.

Ce qui les distingue également les formules ordinaires des formules matricielles, c’est que ces dernières doivent être impérativement validées par une commande spéciale : MAJ-CRTL-ENTRÉE.

Exemple :

Revenons à notre animateur d’espace public numérique (EPN) qui doit, cette fois ci, évaluer son public en fonction de l’âge et des usages.

Pour cela, utilisez une autre feuille de calcul que la précédente et procédez à nouveau à la saisie tel que ci-dessous :

En utilisant toujours le remplissage automatique

Cette fois ci, le groupe de cellules A2 – A18 sera nommé age

Le groupe de cellules B2-B18 sera nommé usage

Imaginons, à présent, qu’il faille indiquer les informations de la façon suivante :

fréquentation par tranche d’âge
ET
fréquentation par usage

Le décompte par tranche d’âge peut être formulé la même façon que précédemment, à l’aide de la fonction NB.SI

Transposez pour les deux autres tranches d’âge

Par contre, pour le total, ce sera l’occasion de découvrir la fonction NBVAL qui permet de compter toute cellule non vide.

Ensuite il faut faire un traitement un peu plus compliqué : savoir dénombrer pour chaque tranche d’ages quel est le type d’usage.

Et c’est donc là que l’on a affaire à cette fameuse « formule matricielle » je vous la donne d’abord comme ça en vrac pour la cellule qui indique le nombre d’adultes ayant un usage lié à l’emploi (D21) :

=SOMME(SI(age="adulte" ;1 ;0)*(usage="emploi"))

A présent nous allons décomposer les instructions pas à pas :

– cliquez sur la cellule D21.

– cliquez dans la barre de formules

– tapez le symbole égal : =

– fonction somme ; tapez : somme

– on ouvre la parenthèse pour indiquer les arguments ; tapez : (

– condition de départ, SI ; tapez : si

– on ouvre une deuxième parenthèse pour indiquer les argument de la fonction SI ; tapez : (

– donc, si le groupe de cellule que nous avons nommé « age » est égal à la valeur « adulte » ; ce qui donne : age="adulte"

– la condition de départ est énoncée, donc on ferme avec un point-virgule ; tapez :  ;

– si c’est vrai ; la condition est remplie (c’est-à-dire, si la cellule comporte la valeur « adulte ») il faudra donc ajouter « 1 » (pour compter) ; tapez : 1 ;

– si c’est faux ; la condition n’est pas remplie (il ne s’agit pas d’un adulte), on compte zéro ; tapez : 0

– il faut fermer la parenthèse correspondant au premier argument de notre la fonction SI ; tapez : )

– Résumons : nous avons exécuté une première formule SOMME, laquelle englobe une autre formule SI chargée de vérifier si la condition « adulte » est remplie, auquel cas on stocke la valeur 1 en mémoire. En cas contraire, si la cellule ne comporte pas la valeur « adulte », on stocke zéro.

– Passons, à présent, à la suite. Mais avant, il faut placer un opérateur arithmétique : celui de la multiplication, car si la condition de départ est remplie (adulte), il faudra récupérer la valeur 1 pour la multiplier par le résultat de la seconde formule ; tapez : *

– on ouvre une parenthèse ; tapez : (

– il s’agit juste de vérifier si le groupe de cellule « usage » comporte la valeur « emploi ». Pour cela, tapez : (usage="emploi")

– il faut maintenant fermer la formule SOMME avec la parenthèse fermante ; tapez : )

– la saisie de la formule est terminée mais, comme il s’agit d’une formule matricielle, il faut impérativement valider la saisie par : CTL-MAJ+ENTRÉE

– grâce à cette commande, Excel ajoute de part et d’autre de la formule une paire d’accolade : c’est le signe que nous avons affaire à une formule matricielle.

Remarquez la paire d’accolades qui apparaît de part et d’autre de la formule. C’est la preuve qu’il s’agit d’une formule matricielle. Mais attention, ne les tapez pas. Pour les faire apparaître il faut valider la formule par CTRL-MAJ+ENTRÉE