Mes documents [5]

Après avoir consulté le quatrième support, vous devriez désormais savoir que la fenêtre « Mes documents » vous permet de trier une longue liste de fichiers.

Pour les besoin de la démonstration, nous avions observé le contenu, relativement copieux, du dossier "archives".

Je souhaite désormais quitter ce dossier en "remontant d’un cran" dans l’arborescence.

Je clique donc sur le bouton en forme de flèche "Précédente".

Nous voici à nouveau au niveau du dossier « Mes documents ».

Le but du jeu consiste, maintenant, à créer un dossier personnalisé, dans lequel sherleena- pseudonyme commode d’un utilisateur hybride,tantôt vous, tantôt moi, tantôt, encore, d’autres - pourra ranger ses factures.

Observez la rubrique « Gestion des fichiers » (colonne de gauche). Il suffit de cliquer sur l’option « Créer un nouveau dossier ». Si cette option n’est pas disponible, c’est que vous avez vraisemblablement un élément sélectionné. Il suffit alors de cliquer dans le blanc de la fenêtre pour « désélectionner » et retrouver le menu adéquat de la rubrique « Gestion de fichier » (voir support précédent).

Juste après votre clic sur « Créer un nouveau dossier » Windows fait apparaître une icône de dossier accompagnée de la mention… « Nouveau dossier » (ci-dessous).

Très important : dès que vous voyez cette icône, je vous conseille de lâcher immédiatement la souris.

Considérez que la mention en question – Nouveau dossier – est provisoire. Il est préférable de toujours renommer immédiatement ce « nouveau dossier ». En l’occurrence, nous devons nous rappeler notre objectif : créer un dossier « factures ».

Alors, pourquoi vous ai-je conseillé de lâcher la souris ?

Tout simplement parce que je ne compte plus le nombre de fois où j’ai vu les personnes cafouiller et s’énerver plus que de raison à cette étape très précise où l’on doit remplacer un texte par un autre. Je considère qu’il est préférable, parfois, de lever les mains et s’accorder le temps de l’observation nécessaire à la compréhension.

Regardez ci-dessus : la mention « Nouveau dossier » est sélectionnée.

Il existe une règle : lorsqu’un texte est sélectionné, il suffit de taper n’importe quel caractère du clavier pour que ce caractère remplace la sélection. Il est inutile de cliquer dans la sélection. Il est inutile d’appuyer sur la touche « Retour arrière » ou « Suppression ».

Tapez votre texte, c’est tout.

Considérez que cette règle s’applique à n’importe quelle situation où vous avez à taper du texte sur votre ordinateur : navigateur Internet, traitement de texte, tableur, boites de dialogue système, etc. Autant dire, en permanence. Voilà pourquoi je considère qu’il s’agit d’un problème ergonomique relativement central, pour avoir observé à de multiples reprises qu’il ruinait la vie d’utilisateurs novice cherchant difficilement à prendre la main sur leur machine.

Preuve par l’exemple, ci-dessous :

Dès que je tape la première lettre « f » du nom de dossier définitif (« factures »), le nom provisoire « Nouveau dossier » s’efface.

Je continue de taper en vérifiant ma saisie ; y compris, après chaque caractère.

Tant que le point d’insertion clignote, je suis en contexte de saisie de texte :
Je peux, le cas échéant, corriger une faute de frappe à l’aide de la touche « retour arrière ». Il est également possible de déplacer le point d’insertion à l’aide des flèches de direction (voir support sur la saisie de texte).

Dès que vous avez fini de saisir le nom du dossier vous pouvez valider votre saisie en appuyant sur la « touche Entrée du clavier ». Là encore, vous gagneriez à considérer qu’il s’agit d’une règle :

Je tape et, dès que j’ai fini, je valide la saisie en appuyant sur la touche « Entrée » du clavier.

Comme toute règle, celle-ci s’accompagne d’exceptions ; mais, globalement en l’adoptant vous évacuez un nombre considérable d’hésitations classiques observées parmi des utilisateurs peu expérimentés (notamment concernant l’usage d’un navigateur Internet).

Voilà donc ce nouveau dossier créé puis renommé, prêt à recevoir de fameuses factures !

Pour cela, je vais vous demander de vous remettre dans la peau de notre cobaye :

Sherleena consulte sa messagerie électronique sur Thunderbird (ci-dessous) et se souvient soudainement avoir reçu, il y a quelques temps, un message de Kaspersky, confirmant l’encaissement d’un payement effectué pour le renouvellement de l’anti-virus.

Sherleena avait alors rangé provisoirement ce message dans un dossier de sa messagerie intitulé « Soft & hard », se disant, qu’à l’occasion, il faudrait en faire une copie ; laquelle serait soigneusement classée dans le dossier « factures », créé spécialement à cet effet dans le dossier « Mes documents ».

Le but du jeu ne consiste pas, ici, à vous expliquer comment gérer une messagerie électronique (nous y reviendrons si vous le souhaitez) mais plutôt de prendre le prétexte d’une situation pratique pour en tirer quelques enseignements.

En premier lieu, vous constatez que ce logiciel de messagerie électronique, reprend le même système de classement par dossiers arborescents (ci-dessous) que celle observée dans le dossier « Mes documents ». Il ne s’agit pas d’un hasard ; vous pouvez même considérer que vous retrouverez cette logique « rangement par dossiers emboîtés » à de multiples occasions sur votre ordinateur.

Notre objectif consiste maintenant à essayer d’atteindre le dossier « factures » (sous-dossier de « Mes documents ») pour y ranger une facture provenant de la fenêtre Thunderbird .

Après avoir localisé la facture en question, sherleena clique sur le menu « Fichier » de Thunderbird, afin de survoler l’option « Enregistrer comme » (ci-dessous).

Sherleena fait ensuite glisser le pointeur sur la bande bleue située à droite de l’option « Enregistrer comme ». Il faut atteindre l’option « Fichier ».

Il est très important de bien contrôler le mouvement de la main lors de ce passage d’une option à une autre. Si l’on quitte la bande bleue qui prolonge « Enregistrer comme », on quitte la route, ce qui ferait alors disparaître le sous-menu « Fichier ».

Considérons que sherleena a cliqué sur l’option « Fichier » (notez que Thunderbird propose également le célèbre raccourci clavier CTRL+S pour arriver au même résultat).

Du coup, « Enregistrer le message sous » surgit à l’écran. Comme son nom l’indique, cette fenêtre particulière permet d’enregistrer un fichier. En réalité ce type de fenêtre s’appelle un Explorateur de fichiers. C’est un outil spécialisé pour naviguer sur votre ordinateur. C’est également un explorateur de ce type qui apparaît lorsque l’on demande à un programme « d’ouvrir » pour aller chercher un fichier.

Sherleena a demandé d’enregistrer sa facture et cela est désormais techniquement possible. Pour autant, nous allons encore marquer une petite pause dans les manipulations pour apporter quelques précisions.

Profitons en pour indiquer deux questions importantes qu’il est préférable de garder à l’esprit dans ce contexte :

– Quel est l’emplacement proposé pour effectuer l’enregistrement ? Dans notre exemple, comme bien souvent, il s’agit du dossier « Mes documents ». Regardez les zones que j’ai encadrées en rose ci-dessous. En haut on vous indique la localisation actuelle de l’explorateur de fichiers (« Enregistrer dans »). A gauche Windows présente une série de raccourcis pour atteindre directement certains emplacements du système. Le dossier « Mes documents » en fait partie. L’icône « mes documents » est dans une couleur de fond plus claire que les autres. Cela indique que l’explorateur est localisé sur ce niveau de l’arborescence.

– Quel est le nom du fichier ? Il s’agit, ici, du titre du message électronique « Facture Telechargement.fr.eml ». J’ai encadré cette zone en vert pour vous inciter à bien la mémoriser.

Résumons : un clic sur le bouton « Enregistrer », aura donc pour conséquence de ranger une facture intitulée « Facture Telechargement.fr.eml » dans le dossier « Mes documents ».

Oui, mais ce n’est pas ce souhaite sherleena.

Reprise de l’action : tout d’abord, si un dossier facture a été créé, autant l’utiliser.

Il faut donc se localiser dans l’arborescence « un cran en dessous », dans le dossier « factures ». Par conséquent, sherleena doit ouvrir ce dossier, qui apparaît dans la liste des sous-dossiers de « Mes documents ».

Deux solutions (au moins) sont possibles pour se localiser dans « factures » :

– double-clic sur l’icône.

– clic simple sur l’icône, puis clic sur le bouton « ouvrir » (en cas de difficulté à effectuer le double-clic).

Voilà ! Désormais sherleena se trouve au bon niveau de l’arborescence : dans le dossier « factures » (encadré en rose).

Avant de cliquer sur le bouton « Enregistrer » sherleena s’avise de corriger le nom du fichier pour lui donner un nom plus explicite (encadré vert).

Tout est vérifié :

– l’emplacement

– le nom du fichier

Sherleena peut maintenant cliquer sur le bouton « enregistrer ».

Question classique et fort compréhensible : comment savoir si le fichier est bien enregistré ?.

Vous ne croyez que ce que vous voyez et vous avez bien raison (même si vous n’êtes jamais à l’abri de quelques illusionnistes).

Pour s’assurer que la facture se trouve bien au bon endroit, sherleena décide d’utiliser le dossier « Mes documents » : au moins on connaît le chemin !

En pointant le dossier « facture », on fait apparaître une info-bulle qui indique le contenu : on brûle.

Ce n’est pas suffisant. Il faut ouvrir le dossier : sherleena double-clique sur l’icône.

Voilà la confirmation que la facture est bien enregistrée.

On vérifie soigneusement :l’emplacement, le nom, le type, la date. Oui, c’est bien ça.

Voilà, c’est fini pour cette série de supports consacrée au dossier « Mes documents ».