Macro - Excel (vin - 3)

Résumé de l’étape précédente : vous avez créé deux macro de façon à pouvoir apporter des appréciations personnelles (à l’aide de caractères spéciaux) sur votre liste personnalisée de vins.

Le dispositif est prêt. Peut-être que tout cela semble un poil énigmatique, alors il est temps de mettre en application nos macros. Le but du jeu consiste à montrer comment ces macros, associées à une fonction spéciale de type « Texte », va nous permettre d’automatiser quelques procédures.

Nous allons commencer par le premier article de notre liste. Placez-vous en « I2 ». Cette colonne « I » est destinée à recevoir le type de symbole ; nous avons vu qu’il ne pouvait y avoir que deux valeurs possibles :

– une étoile (pour appréciation positive)

– un smiley grimaçant (pour appréciation négative)

Imaginons que ce vin doive recevoir plutôt une ou plusieurs étoiles. Il suffit d’invoquer la macro qui va générer le caractère spécial « étoile ». Au cas où nous aurions oublié le raccourci clavier correspondant, les colonnes K et L nous servent de pense-bête.

Ce sera donc « CTRL + J ».

Expérimentons tout de suite l’autre macro, par exemple en « I5 » : « CTRL + R »

Fonction de type Texte « REPT »

Nous avons placé nos échantillons. Voyons maintenant comment préciser notre jugement en indiquant le nombre d’étoiles ou de grimaces que nous voulons attribuer à chacun de nos articles.

Revenons sur le premier article de la liste : placez-vous en « J2 » et tapez « 2 ».

Ce vin, placé en ligne « 5 », décidément, est une vrai piquette. Ce sera donc 3 grimaces.

Nous avons, en colonne « I », placé les échantillons (valeur positive ou négative). Nous avons précisé l’évaluation en fournissant une gradation chiffrée en colonne « J ».

Voyons maintenant comment raccorder ces deux types éléments afin d’afficher l’appréciation finale (mais pas forcément définitive) en colonne « H ».

Placez-vous en « H2 »...

… cliquez sur le bouton « Insérer une fonction ».

Sur l’assistant, choisissez, dans un premier temps, la catégorie « Texte ». On connaît les fonctions permettant d’effectuer des calculs à partir de valeurs « nombre », mais le tableur est également capable de traiter du « texte ».

Sélectionnez ensuite « REPT ».

Sur cette boîte de dialogue nous voyons la description de cette fonction : « Répète un texte un certain nombre de fois... » C’est exactement ce qu’il nous faut.

Cliquez sur le bouton « Ok ».

L’assistant fonction est relativement simple. Il est nécessaire de renseigner deux champs :

– « Texte », c’est à dire le texte qui doit être répété.

Pour cela, après placé le point d’insertion dans ce champs, nous allons cliquer sur la cellule « I2 », qui comporte « la chaîne de caractère » à répéter, c’est à dire l’étoile.

– L’autre champ, « No_fois », pour nombre de fois qu’il faudra répéter ce texte. Cliquez sur ce second champ et sélectionnez « J2 » sur la feuille de calcul.

Il est normal que l’assistant indique le résultat de la façon suivante ="¶¶". Le tableur identifie le caractère (placé en « I2 ») et non sa mise en forme ; n’oublions pas que le symbole « étoile » est généré par la police. Et s’est précisément pour éviter d’avoir à indiquer à chaque fois cette police, qu’il est commode de stocker l’insertion de notre symbole dans une macro (même si l’on aurait pu, par exemple, appliquer la mise en forme sur toute la colonne, moins la ligne 1 - toutefois ).

Après avoir validé par « OK » l’assistant fonction, le tableur affiche en « H2 » le résultat de la fonction.

Ah oui... c’est pas un peu tordu tout ça ?

Évidemment, au premier abord, cela peut sembler limite « pourquoi faire simple quand on peut faire compliqué ».

L’intérêt ici réside plus dans la démarche que dans le résultat proprement dit.

Pris isolément, cet assemblage insolite à base de macros, stockage de valeurs intermédiaires (colonnes « I » et « J ») et fonction « texte » s’apparente plus à une authentique usine à gaz qu’à une solution pratique et immédiate.

Mais à l’usage, il peut s’avérer que ce type de dispositif montre son efficacité surtout dans le cas de procédures répétitives.

Sachez, par exemple, que pour mettre en ligne les supports de ce site, j’utilise abondamment les macros sur tous type de programmes (éditeur d’image, traitement de texte et tableur). J’ai pu évaluer que le temps gagné par l’usage de ces macros était spectaculaire ( que ce soit pour traiter les captures d’écran ou insérer les images dans les textes, par exemple).

En fait, c’est souvent à force de répéter toujours les mêmes opérations, qu’on en vient à apprécier réellement l’usage des macros. Vaut-il mieux passer un plus de temps au départ pour automatiser certaines routines dans quelques petites turbines plus ou moins fumantes et espérer gagner, sur le long terme, en efficacité ; ou est-il préférable d’aborder au coup par coup les éléments comme ils nous viennent, quitte à risquer de mouliner comme un hamster, s’il s’avère que l’affaire se présente de façon plus répétitive que prévu ?

En fait, il n’est pas toujours très facile d’évaluer au départ si l’une ou l’autre des démarches est appropriée ; car les deux me semblent, valides, légitimes et tout aussi recommandables l’une que l’autre. Selon le contexte. J’aurais plutôt tendance à vous recommander de pouvoir passer de l’une à l’autre.

Voyons pourquoi, en dehors du fait que cet exercice n’est qu’un prétexte pour découvrir de nouvelles fonctionnalités du tableur, il me semble que, dans notre exemple, le jeu en vaut la chandelle.

Pontez en « H2 » la poignée de recopie...

… afin d’étirer ...

… jusqu’à la fin de votre liste.

Déjà on voit que la cellule « H5 » - correspondant à l’article sur lequel nous avions apporté une calamiteuse appréciation - s’est automatiquement complétée.

Il suffit alors de compléter les autres références de vin, en indiquant à chaque fois, un type d’appréciation (positive ou négative)...

… puis une gradation.

Résultat immédiat en colonne « H », après validation de la saisie.

On recommence en ligne « 4 », avec, par exemple, une étoile :

Si nous souhaitons modifier un jugement initial, par exemple, passer de 3 à 2 grimaces en ligne « 5 », il suffit de modifier la valeur stockée en « J5 ». La cellule « H5 » s’actualisera alors immédiatement après validation (CTRL+Entrée).

Il ne reste plus qu’à compléter le tableau. N’oubliez pas que vous pouvez toujours utiliser la poignée de recopie si vous avez des appréciations répétitives à apporter d’une ligne à l’autre.

Une fois que vous avez fini, enregistrez. Tiens, puisque nous avons abordé un certain nombre de « procédures rapides » c’est l’occasion de rappeler ce bon vieux réflexe du « CTRL + S » . Là, par contre, aucune hésitation : à utiliser en permanence, sur n’importe quelle application.

Fermez le document ; et, comme il se doit, le raccourci clavier correspondant :

Quittez le tableur par « Alt + F4 ».

Étape suivante, c’est par ici.