[8] Mise en page sur Calc

Résumé de l’étape précédente : explications et recommandations à propos des fonds d’arrière-plan.

D’abord, j’effectue la dernière correction sur le contenu du tableau : ajout de texte (ateliers informatiques) en A1 ; puis sélection de A1 : D1 afin de fusionner ce groupe de cellules (voir support).

Nous arrivons au terme de cette longue série de pages concernant le maniement et la mise en forme élémentaire des cellules d’un tableur.

Il nous reste encore une chose importante à paramétrer : les options de mise en page. Pour cela, nous aborderons séparément OpenOffice Calc (cette page) et Excel (la suivante), car les procédures sont sensiblement différentes d’un programme à l’autre.

Regardez, si je clique sur le bouton Aperçu…

… on se rend compte que le tableau serait, en l’état, imprimé de façon incorrecte, tronqué sur deux pages.

Il va falloir, modifier les options de mise en page.

Bien que cela ne soit pas indispensable (ce que nous verrons par la suite), je vous conseille, pour l’instant de fermer l’aperçu…

… afin que vous sachiez comment paramétrer la mise en page depuis l’affichage classique (et non l’aperçu).

Il est préférable, en effet, de prendre l’habitude de définir systématiquement la zone d’impression et le format de page, une fois le travail terminé.

Je sélectionne (de bas en haut) le groupe de cellule devant être imprimé.

Je clique ensuite sur le menu « Format / Zone d’impression / Définir ».

J’ai donc indiqué explicitement au programme ce qui, dans mon document, doit être imprimé. Cela signifie, par exemple, qu’il est possible de ne pas imprimer certaines informations stockées dans la feuille de calcul.

Profitons-en pour voir qu’il est possible de nommer une cellule ou un groupe de cellules :

Tout en conservant la sélection, je clique dans la « zone nom » afin de sélectionner les coordonnées (A1 : D20).

À la place je tape le mot « impression ». Il est important que le nom de cellule(s) ne contienne ni espace ni caractère accentué.

Je valide par la touche « Entrée » du clavier.

Cela me permet de récupérer directement le groupe de cellules (ou la cellule) à partir de la « zone nom » en tapant le nom et donc sans devoir sélectionner manuellement les cellules (ce qui est toujours une opération assez pénible à effectuer sur un tableur).

Il faut, maintenant, définir les options de mise en page : je clique sur le menu « Format / Page… »

Cette action fait apparaître la boîte de dialogue « Style de page » :

Su l’onglet « Classeur », qui s’affiche par défaut, je commence par indiquer les options concernant l’échelle.

Si l’on ne connaît que le traitement de texte, ceci pourra sembler quelque peu surprenant : sur un tableur, il est possible d’adapter la taille d’impression document pour qu’il s’adapte au format du papier et surtout au nombre de pages souhaité.

De fait, l’impression de la taille des éléments (colonnes, lignes, texte, etc.) peut être augmentée ou diminuée de plusieurs façons, notamment :

– en indiquant un pourcentage d’agrandissement ou de réduction,

– en précisant le nombre de pages à imprimer. Ce qui offre l’intérêt d’avoir toujours le même nombre de pages, y compris si l’on apporte des modifications ; dans ce cas, le programme augmentera ou diminuera la taille des éléments à imprimer selon l’encombrement du contenu.

Je choisis l’option Adapter la zone d’impression au nombre de pages…

… sachant que veux que mon tableau soit toujours imprimé sur une seule page.

Je clique ensuite sur l’onglet Page :

C’est ici qu’il faut indiquer l’orientation du document. Je coche le bouton « Paysage », ce qui est un mode de présentation extrêmement fréquent pour un tableau.

Ensuite, il me faut définir l’option d’alignement du document dans la page.

En cliquant sur la case « Horizontal », j’obtiendrai des marges égales à gauche et à droite, sans avoir à me soucier de la dimension de ces marges (lesquelles sont susceptibles d’être modifiées en fonction de mes corrections).

Voilà, pour l’essentiel, les options sont définies. Je clique sur « Ok » ; ce qui ferme la boîte de dialogue.

J’active à nouveau l’aperçu avant impression (je vous recommande de toujours vérifier vos travaux avant de lancer l’impression) :

Il reste encore des éléments à corriger : les mentions « Feuille 1 » et « Page 1 » n’apportent, sur ce document, aucune information pertinente.

Pour corriger cela, il me faut retourner dans la boîte de dialogue « Style de page ».

Comme je l’ai indiqué plus haut, il est possible d’obtenir cette boîte de dialogue à partir de l’aperçu (sans être obligé de fermer l’aperçu pour retourner dans l‘affichage classique et activer le menu « Format… »).

Il suffit de cliquer directement sur le bouton « Formater la page » du mode aperçu.

Une fois affichée, la boîte de dialogue doit être activée à partir de l’onglet « En-tête ».

L’en-tête d’un classeur permet d’insérer une information qui s’affichera automatiquement sur toutes les pages du document. Dans notre cas, comme il n’y a qu’une seule page, cette fonctionnalité, offre assez peu d’intérêt.

Il faut donc la désactiver en décochant cette case :

De la même façon, je désactive le pied de page, lequel sert le plus souvent à insérer automatiquement une numérotation.

Nous reviendrons de façon détaillée sur les options d’en tête et de pied de page à partir d’autres exercices

Je valide afin de vérifier une dernière fois le document avant de l’imprimer.

Prochain support : les options de mise en page sur Excel.