[10] Enregistrer et enregistrer sous...

Résumé de l’étape précédente : sur Excel, on retrouve les mêmes options de mise en page que celles disponibles sur OpenOffice Calc (et pour cause, puisque le logiciel libre s’est très largement inspiré de son modèle propriétaire). Néanmoins, les deux programmes diffèrent quelque peu sur la façon de mettre en œuvre ces fonctionnalités. Il est donc préférable de présenter les procédures sur l’un, puis sur l’autre tableur, ce que nous avons fait sur les deux précédentes étapes.

Pour terminer cette série d’exercices introductifs aux options de mise en forme sur un tableur, il me semble important d’aborder à nouveau la question essentielle de l’enregistrement. Nous avions déjà évoqué le sujet sur l’un des tous premiers supports de l’atelier.

Je rappelle que le thème « enregistrement de fichiers » dépasse largement l’objet de notre atelier. En fait, dès que vous avez affaire à un fichier informatique, quelle que soit sa nature, vous pouvez être conduit, par nécessité, à devoir répondre aux mêmes questions : quel est le nom du fichier, à quel endroit se trouve-t-il, quel type de fichier, qui peut le modifier ? etc.

Toutefois, ce n’est pas parce qu’il s’agit d’un sujet plus général qu’il faut l’ignorer ici, d’autant que nos séances « tableur » sont désormais animées pour être suivies à partir de deux programmes : Excel et Calc. Il me semble que, de ce fait, la question du format de fichier, par exemple, est incontournable.

Revenons, donc, sur notre document version Calc, tel que nous l’avions laissé à l’étape précédente.

Observez la barre de titre de la fenêtre. Il est inscrit : Programme_activités – OpenOffice.org Calc :

Le nom du fichier ( Programme_activités) est essentiel. Il vous permet, en première approche d’identifier votre document. Vous nommez votre fichier au moment du premier enregistrement du document, voilà pourquoi il ne faut pas négliger cette étape.

C’est ce que nous allons voir en détail ci-dessous.

Enregistrer (la première fois)

Remontons encore dans le temps sur ce même document, lorsque j’ai commencé les toutes premières manipulations. A ce stade embryonnaire (ci-dessous), rien n’était encore enregistré. La barre de titre de la fenêtre indiquait « Sans nom 1 – OpenOffice.org Calc ».

Vous savez désormais – pour vous l’avoir souvent répété - qu’il est préférable d’enregistrer le plus tôt possible son fichier.

Et votre réponse logique est souvent :

- Oui, mais à quel moment ?

En réalité, il n’y a aucune règle absolue en la matière. Je vous livre donc ma méthode, à titre d’exemple :

J’enregistre le fichier dès que j’ai effectué un minimum d’opérations réutilisables ; par exemple, après avoir tapé Centre culturel Jean Cocteau, tel que dans notre exemple. Je sais que ce texte figurera vraisemblablement sur la version finale de mon document. Il serait donc stupide de devoir le retaper. Voilà, à mon avis, la meilleure raison pour l’enregistrer dès ce moment-là.

Rien ne m’empêche, toutefois, d’enregistrer plus tôt ou plus tard.

Mais c’est peut-être là – cette imprécision du moment de l’enregistrement - qu’il y a un piège : en cas de problème (plantage, coupure brutale du courant ou simple erreur de manipulation) on risque de ne plus savoir si le travail a été ou non enregistré (et de découvrir au moment de la réouverture qu’il n’avait pas été enregistré, au cas où la récupération automatique s’avère impossible).

D’un autre côté, à enregistrer le document dès l’ouverture du fichier, on risque de se retrouver - comme c’est souvent le cas pour les débutants - avec une myriade de documents incomplets, voire complètement vides sur son système. Si cette situation ne porte pas forcément à conséquence lors des premières prises en main de l’ordinateur, j’aurais tendance à la déconseiller à plus longue échéance : il y a de gros risques de confusion à stocker des documents « inutiles », voire « peu fiables », surtout s’ils sont mélangés à d’autres, considérés comme « utilisables ».

Voilà pourquoi je me suis habitué à la logique suivante : j’enregistre dès que j’estime que mon document comporte un élément que je souhaite conserver, aussi dérisoire soit-il. Une certaine forme de fainéantise me pousse à éviter de devoir recommencer ce qui a déjà été fait.

J’ai donc cliqué sur l’icône en forme de disquette, à ce moment-là :

Ce qui a déclenché l’ouverture d’une fenêtre caractéristique l’explorateur de fichiers :

Chaque système d’exploitation présente son propre explorateur de fichier. Vous ne retrouverez pas exactement la même interface selon que vous êtes sur Mac, Windows ou Linux.

De plus, les différences peuvent même apparaître selon la version d’un même système d’exploitation. C’est le cas, par exemple entre Vista et XP, pour Windows. Sur les vues de cette page, par exemple, vous avez affaire à Windows XP (un système encore très répandu de nos jours). Les habitués de XP, une fois passés sur Vista, doivent retrouver leurs repères sur la nouvelle interface.

Dans le cas de Linux, il est même possible de changer d’interface graphique tout en restant sur la même distribution (il existe un nombre très important de variantes du système Gnu-Linux, appelées « distributions »).

C’est à force de se familiariser avec différents systèmes d’interfaces, qu’il est possible de s’adapter à de nouvelles présentations.

Toutefois, il est essentiel de bien comprendre en quoi consiste l’enregistrement d’un fichier, y compris du simple point de vue de « l’utilisateur lambda » (je vous épargne la description du processus technique) :

Quel que soit le type d’interface graphique, quel que soit le système d’exploitation, lorsque vous enregistrez un fichier, vous devez toujours explicitement indiquer au moins les trois informations suivantes :

– 1) À quel niveau d’arborescence du système faut-il enregistrer le fichier ?

• Exemple de réponse : dans le dossier « Mes documents ». Remarquez, que par défaut, l’explorateur de fichier vous localise dans ce dossier. Il est possible de dévoiler l’arborescence du système en cliquant sur cette petite flèche noire, placée à droite ; ce qui permet de choisir un autre dossier. Enfin, dans la partie gauche de la fenêtre, une colonne d’icônes vous permet de sélectionner d’autres localisations « classiques » (Bureau, etc.) afin de vous aider à naviguer à l’intérieur de votre système.

– 2) Quel nom doit-on donner au fichier ?

• Exemple de réponse : « Programme_activités ». Remarquez ci-dessous, que l’explorateur affiche le nom d’un autre fichier : « Programme_activités.xls ». Cela tient au fait que cet autre fichier – réalisé avec Excel, au format .xls - a été précédemment enregistré sur mon système, dans le même dossier « Mes documents ». Il se trouve que ce fichier porte le même nom que celui que je suis en train d’enregistrer. Cela permettrait d’écraser cet ancien fichier, c’est-à-dire de le remplacer par la version actuelle, réalisé avec Calc. Telle n’est pas mon intention (pour l’instant, voir plus bas) car je souhaite posséder deux versions de fichiers : une version au format Excel et une autre au format Calc. Voilà pourquoi je continue de taper le nom du fichier, tout en prenant garde que ne vienne pas s’afficher l’extension .xls, laquelle indique le format.

– 3) Sous quel format de fichier faut-il l’enregistrer ?

• Exemple de réponse : le format par défaut du programme utilisé pour enregistrer ; en l’occurrence .ods , puisque nous somme sur OpenOffice Calc. Dans la mesure où il s’agit d’un autre format de fichier, ce « Programme_activités.ods » n’écrase pas « Programme_activités.xls ». Le système refusera toujours que deux fichiers portant le même nom de la même extension soient stockés au même niveau d’arborescence.

J’enregistre – après avoir répondu aux trois questions précédentes - en cliquant sur ce bouton « Enregistrer » (ci-dessous).

Prenez l’habitude de toujours respecter cet ordre dans la procédure d’enregistrement : évitez absolument de cliquer d’emblée sur le bouton « Enregistrer » sans avoir vérifié préalablement l’emplacement, le nom et le type du fichier

Une fois l’enregistrement effectué, la barre de titre de mon document s’actualise en affichant le nom du fichier.

Très important  : désormais, il me suffit de cliquer à nouveau sur l’icône en forme de disquette, pour enregistrer le fichier au fur et à mesure de ma progression. Autrement dit, à chaque clic sur cette icône, le même fichier sera actualisé, ce qui signifie que la version avant chaque enregistrement sera perdue. Ceci étant, nous verrons qu’il existe une multitude de méthodes permettant de gérer plusieurs versions d’un même document en parallèle.

Enregistrer sous… (créer une autre version)

Revenons, à présent à l’état du document finalisé, tel que nous l’avions laissé à l’étape précédente :

Le fichier a donc été enregistré au format OpenOffice Calc (.ods). Je rappelle qu’au fur et à mesure de notre progression, chaque clic sur l’icône « disquette » n’a d’autre effet que d’actualiser la version d’origine.

Il est possible, à partir de ce fichier finalisé, de créer une autre version du document.

Par exemple, après avoir apporté quelques modifications, je souhaite obtenir une version au format .xsl, afin d’envoyer ce tableau à un correspondant dont l’ordinateur n’est équipé d’aucune autre suite bureautique que de celle de Microsoft.

Dans ces conditions, mon fichier au format OpenOffice ne lui sera d‘aucune utilité ; car, malheureusement, Excel refuse d’ouvrir le format libre .ods. On peut considérer que tout cela est bien dommage ; que cette personne aurait certainement tout intérêt à installer un logiciel libre sur sa machine. Mais voilà : je passerai certainement beaucoup moins de temps à lui envoyer un fichier immédiatement lisible (par exemple, au format .xls) que d’essayer de la convaincre de changer de crèmerie.

Je vais donc créer ce nouveau fichier, au format Excel, à partir d’OpenOffice, car, heureusement, la conversion dans ce sens est possible.

Pour cela, je passe par le menu « Fichier / Enregistrer sous… »

De là je retrouve toutes les conditions d’enregistrement du fichier actif :

– la localisation : dans le dossier « Mes documents »

– le nom : « Programme_activités.ods »

– le format : celui adopté par OpenOffice pour les feuilles de calcul .ods »

J’ai choisis de ne modifier qu’une seule de ces conditions d’origine : le format.

Pour cela, je commence à supprimer l’extension qui figure dans le nom du fichier (.ods). Du coup, l’explorateur de fichier affiche à nouveau le nom du fichier au format Excel qui existe déjà dans le même dossier :

Je clique sur ce nom.

Ce qui a pour effet de l’intégrer à la place de l’ancien. Mais ce n’est pas fini, car il ne suffit pas d’indiquer l’extension qui est associée au nom du fichier pour demander au programme d’effectuer l’enregistrement dans le bon format (en tout cas, sur OpenOffice).

Il faut donc que j’indique explicitement le type de fichier désiré en cliquant sur la liste (flèche de gauche), ce qui me permet de sélectionner le format :

Faut-il écraser le fichier qui porte le même nom ?

Remarquez qu’à partir de ce moment-là, l’explorateur affiche l’autre fichier au format Excel, portant le même nom et se trouvant au même niveau d’arborescence :

Après avoir cliqué sur le bouton « Enregistrer » j’obtiens la boîte de dialogue suivante :

On me signale que si je poursuis la procédure d’enregistrement, je vais écraser l’autre fichier qui porte le même nom.

Ce qui est normal, puisque nous avons vu qu’il n’est pas possible d’enregistrer deux versions de fichiers « identiques » (même nom, même format) dans le même niveau d’arborescence.

Et c’est là qu’il faut faire très attention : en l’état actuel, je sais que je dois créer une variante Excel à partir du fichier OpenOffice actif. Pour autant, faut-il vraiment supprimer cet autre fichier ?

Cela correspond, quand même à deux opérations distinctes, or là il est question de « faire d’une pierre deux coups ».

Ne serait-il pas plus sûr de conserver cette version originale, directement créée sous Excel ?

D’abord, qu’est-ce qui me dit que la conversion sera réussie ? Il faudrait au moins que je puisse comparer les fichiers, ce qui ne sera peut-être plus possible si j’écrase l’original au format Excel.

D’autre part, on pourrait se demander quel est l’intérêt de créer ce document Excel à partir du document OpenOffice, alors qu’il en existe déjà une autre : autant envoyer directement la version .xls originale. Oui, mais il se trouve que je viens d’apporter quelques modifications au tableau, dans sa version .cacl et que c’est bien ce contenu qui doit être envoyée à mon correspondant.

Etc.

Voilà le genre de dilemme dans lequel on peut se retrouver très rapidement, lorsqu’on doit gérer la conversion de documents bureautiques dans plusieurs formats. On peut y remédier avec un peu de rigueur mais force est de reconnaître que concrètement la question est loin d’être triviale… (nous y reviendrons)

Bilan des courses :

– Si je suis absolument sûr de moi - la version originale .xls n’a plus aucun intérêt et doit être remplacée par celle que je crée- alors je n’hésite pas une seconde : oui, il faut éliminer les doublons inutiles. Je dois écraser l’autre version.

– Si j’ai le moindre doute, alors il est préférable de prendre quelques précautions :

Je clique donc sur le bouton « Non » (ci-dessus) puis j’annule même l’étape précédente :

Puis j’ouvre l’explorateur de fichier, par le menu « Démarrer / Mes Documents »

Comme je n’ai pas le temps de vérifier immédiatement si le fichier original au format Excel doit être conservé (eh, oui !) je choisis une solution de contournement : je vais le déplacer. Ainsi je pourrais conserver cette autre version, tout en créant la nouvelle ; ce qui permettra d’envoyer rapidement mon tableau.

Mais attention : il ne faudra pas oublier, dans un second temps, de vérifier si ce fichier, qui porte le même nom et que je vais déplacer doit être conservé. Si tel est le cas, il serait vraiment préférable de lui attribuer un autre nom de fichier !

Bref, il va me falloir garder tout ça à l’esprit. En attendant, je dois faire place nette pour gérer la conversion sans risque ; je maintiens donc la souris sur ce fichier…

Afin de le glisser-déposer vers ce dossier.

Voilà qui est fait : il n’y aura plus de doublons dans le dossier « Mes documents ».

Je peux désormais revenir à mon tableau afin de créer la version de fichier Excel.

A nouveau, je clique sur « Enregistrer sous… »

J’indique le nom, avec l’extension, ainsi que le format, tel que nous l’avons observé plus haut :

Une autre boîte de dialogue s’affiche.

Cette fois-ci, c’est pour m’avertir que la conversion du fichier au format .xls risque d’entraîner quelques ratés…

Comme quoi, il était peut être préférable de bien conserver une version originale, créée avec Excel… je valide.

Je ne l’ai pas montré ici, mais OpenOffice s’en est très bien tiré. La conversion, pour ce type de tableau, ne pose vraiment aucune difficulté majeure. Nous verrons que ce n’est malheureusement pas toujours le cas.

Si je retourne dans mon dossier « Mes documents », je retrouve les deux fichiers. On remarque une différence de taille assez conséquente entre les deux versions : 16 ko et 68 ko.

Cela ne tient pas au fait que l’un serait forcément plus léger que l’autre, quoi qu’il en soit.

La meilleure preuve : une fois que la version .xls a été ouverte (et enregistrée) dans Excel, elle retrouve sa taille de guêpe.