Utiliser un e-mail [1]

Les principales fonctions de la messagerie électronique sont balisées et standardisées depuis assez longtemps. De plus, contrairement à d’autres outils sur Internet, les manipulations sont simples et répondent à des logiques d’usage très intuitives. Voici les principales tâches que vous pouvez exécuter avec n’importe quel système de messagerie électronique :

– envoyer un message,

– consulter sa boîte aux lettres électronique,

– répondre aux courrier reçus,

– envoyer une pièce jointe,

– classer son courrier,

– gérer un carnet d’adresses.

L’interface de la plupart des systèmes de messagerie électronique de type "Webmail" (gérer la messagerie depuis un site Web) se décompose en trois zones distinctes :

1) Au centre, la liste des courriers reçus. Les plus récents sont en tête. Ceux qui n’ont pas encore été consultés sont en gras. Les colonnes « Expéditeur », « Objet », « Date » et « Taille » permettent d’avoir un aperçu global du contenu de la boîte aux lettres. Les messages qui comportent un attachement (ou une pièce jointe, par exemple, une photo) sont accompagnés d’une icône en forme de trombone.

2) La colonne de gauche indique la liste des dossiers qui sont mis à votre disposition pour organiser votre messagerie. Considérons que le dossier le plus important est la boîte de réception ; c’est la raison pour laquelle, les systèmes de messagerie vous présentent souvent ce dossier en premier, afin que vous puissiez consulter vos nouveaux messages. Vous pouvez demander au système de relever le courrier ; il suffit, par exemple, de cliquer sur le bouton « Boîte de réception ».

3) La zone supérieure de l’écran ne doit pas être négligée. Par exemple, c’est généralement à cet endroit que se trouve le bouton « Ecrire ». C’est aussi dans cette « bande horizontale », en haut de l’écran, que vous pourrez accéder aux fonctionnalités annexes, mais indispensables, de votre messagerie, notamment : le carnet d’adresses, la fonction « recherche » et les options pour paramétrer (personnaliser) votre boite aux lettres électronique.

Les courriers reçus

Revenons à la liste des courriers. Pour consulter l’un des courriers, il suffit de cliquer sur l’objet.

Une nouvelle fenêtre apparaît (dans notre exemple, il s’agit d’une publicité) ; vous pouvez (éventuellement) lire le message, tout en gardant le reste de l’interface pour revenir à d’autres fonctions.

Déjà, depuis un message ouvert, vous pouvez à peu près tout faire : répondre à l’expéditeur (adresser cette réponse, éventuellement, aux autres destinataires du message), supprimer le message, le faire suivre (ou le transmettre) à une autre personne, le classer dans un dossier, ouvrir le message suivant ou le précédent ou, encore, retourner à votre boîte de réception, ajouter les coordonnées de votre correspondant à votre carnet d’adresses… bref, autant de fonctions que nous verrons de façon détaillée par la suite.

Mais avant de rentrer dans le détail, gardons ce point de vue sur la physionomie générale d’un e-mail. Notamment, il est intéressant de préciser que tout message électronique est composé, au moins, de deux parties principales :

1) L’en-tête, où sont indiquées les informations concernant les coordonnées de l’expéditeur (notamment son adresse e-mail), celles du ou des destinataires, l’objet et la date. Il faut savoir que d’autres informations sont stockées dans cet en-tête (notamment, les adresses de serveurs utilisés pour acheminer le message jusqu’à votre boîte aux lettres), mais ces « données techniques » ne sont généralement pas montrées. Il peut être nécessaire de les afficher, notamment si vous voulez retracer l’origine d’un message reçu. Pour cela, il faut se rendre dans les Options de votre messagerie (sur Yahoo, il faut ensuite aller à « préférences générales ») et cliquer sur le bouton qui permet d’afficher les en-têtes de messages « complets ».

Affichage d’un en-tête complet

2) L’autre partie du message, c’est le corps : c’est-à-dire, le message proprement dit, avec du texte, mais aussi, éventuellement, des images.

Comme nous les verrons, il est possible, également, d’attacher des pièces jointes à un message électronique ; on parle alors d’attachement. Si la pièce jointe reçue avec un message est un fichier « standard » qui peut s’afficher dans votre système de messagerie, par exemple, une image au format JPEG, vous pourrez la voir directement en annexe, à la suite du message.

Revenons à nouveau dans notre boîte aux lettres (par exemple, par un clic sur « Boîte de réception », sur la colonne de gauche). Imaginons que vous souhaitez supprimer les messages, sans même les ouvrir, car vous estimez qu’ils n’ont aucun intérêt. Il suffit, alors, de cliquer sur la case située dans la colonne de gauche, puis, de cliquer sur « Supprimer ». Notez que Yahoo a prévu à cet effet, un dossier spécial « Spam », qui correspond aux courriers non sollicités (en particuliers, les courriers commerciaux).

Si vous avez beaucoup de messages à supprimer, vous pouvez inverser la logique de sélection en cliquant directement sur la case qui se trouve en face de « Expéditeur », ce qui aura pour effet de cocher toute la colonne. Ensuite, pour décocher ceux que vous voulez conserver, il faudra cliquer sur chacune des cases correspondant aux messages à garder. Il ne restera plus qu’à cliquer sur « Supprimer » pour jeter les indésirables. Notez que vous avez tout intérêt à vider régulièrement votre corbeille en cliquant sur le lien « Vider » (colonne de gauche).

Pour écrire un message, la solution la plus simple consiste à cliquer sur le bouton « Ecrire ».

Vous avez alors un écran de saisie standard de message électronique, lequel devra, au moins, comporter, pour être expédié, une adresse de messagerie électronique (valide) dans le champ « À : ». Notez bien que, généralement, un e-mail comporte un texte dans le corps (la grande zone de saisie) et il est recommandé d’ajouter un objet, de sorte que votre interlocuteur puisse connaître le contenu général de votre « mail » sans avoir à l’ouvrir (c’est une forme de politesse).

Regardons de plus près la zone de l’en-tête. On voit, au dessus du champ « À : » des options qui permettent respectivement de :

– Insérer des adresses ; cela signifie que vous pouvez les récupérer directement depuis votre carnet d’adresses de Yahoo (nous y reviendrons).

– Afficher le champ CC (copie carbone) ; on peut considérer qu’il s’agit d’un ou de plusieurs destinataires « secondaires », qui se distinguent formellement de votre destinataire principal (celui-ci étant désigné par « À : »)

– Afficher le champ Cci (copie conforme invisible) ; correspondant à un interlocuteur qui recevra le même message que les autres (À et CC) mais il sera caché à ces derniers.

Rien n’empêche d’ajouter manuellement plusieurs adresses de messagerie électronique dans chacun des champs. Il faudra juste les séparer par des virgules... et vérifier très précisément la syntaxe des adresses tapées (aucun espace, aucun caractère accentué, une forme du type "identifiant@prestataire.com").

Quelques remarques doivent être apportées à ce sujet :

– Il faut savoir qu’en ajoutant manuellement plusieurs adresses dans les en-têtes, pour envoyer des courriers collectifs de cette façon, vous faites circuler « en clair » les coordonnées électroniques de vos correspondants ; y compris auprès d’interlocuteurs, qui malgré toutes la sympathie que vous éprouvez à leur égard, ne sont pas exempts de risques de sécurité. Beaucoup de personnes, vous reprocheront de les impliquer à leur insu dans une logique de communication, plus ou moins collective, qu’ils ne maîtrisent pas et dont ils pourraient avoir à subir des conséquences fort désagréables (Spam, infection, intrusion dans la vie privée, etc.) Cette solution, consistant à ajouter manuellement plusieurs adresses e-mail dans les champs, doit donc être limitée à un nombre limité de correspondants, ayant explicitement donnés leur accord à cette démarche.

– Il existe d’autres possibilités, notamment celle consistant à créer un groupe de correspondant dans le carnet d’adresse. Il suffit alors de s’envoyer à soi-même le message et d’insérer le groupe dans le champ Cci.

– Au-delà d’un certain nombre d’adresses (plusieurs dizaines), le système de messagerie (les serveurs) bloquera les messages, considérant qu’il s’agit de risque de Spam. Vous devrez utilisez, alors un système de liste de diffusion ; que nous aurons l’occasion d’aborder bientôt.