Lilapuce
 

exercices (samedi 11 juin 2011)

Modèle tête de lettre (version réalisation)

Ci-dessus un modèle (réduit) de tête de lettre.

Il existe une autre version de cet exercice, basée sur la reproduction du modèle, à partir de l’observation de ce dernier ; on n’y trouve aucune indication précise concernant les procédures techniques. On suppose qu’elles sont acquises ou que l’exo permettra de les consolider.

Ici, au contraire, quelques précisions essentielles vous seront fournies (mais cela, uniquement sur Word, désolé).

Le document au format Word se trouve tout en bas de la page. Vous pouvez, bien entendu, l’étudier en détail, même si cela est moins important que sur l’autre exo.

Bref, ce fichier vous permettra, avec le présent support d’avoir toutes les informations pour confectionner votre propre modèle de document.

L’exercice, en bref

Avant de débuter, voici un aperçu de ce qui vous attend ; en particulier, les nouveautés.

J’en profiterai pour apporter quelques indications sur la préparation du document.

Styles

Les styles sont les mêmes que sur le document CV.

Notez toutefois que l’usage des styles, pour ce type de document, n’est pas d’une importance capitale, dans la mesure où, contrairement au CV, la tête de lettre n’est pas un document très structuré (au sens « styles ») : on n’utilise en réalité qu’un seul style. Vous avez donc deux possibilités :

- ouvrir le CV et « enregistrer sous… » « Modèle tête de lettre ». Une fois ce deuxième document créé, en supprimer tout le contenu et n’utiliser que le style « tête », auquel vous apporterez quelques modifications ponctuelles, selon les caractéristiques de chaque paragraphe. Le modèle joint a été confectionné selon cette procédure.

- créer directement un nouveau document « Modèle tête de lettre », dans lequel vous vous contenterez de modifier le style normal (police : « Trebuchet MS », corps 12). Dans ce cas, au lieu d’utiliser le style « tête » vous ferez appel à votre style « normal » générique. Cela revient exactement au même.

Pour des enveloppes à fenêtre

Ce modèle peut être utilisé avec des enveloppes à fenêtre ; une option de mise en forme, qui l’air de rien, peu avoir son petit effet auprès de votre correspondant.

Moi, je trouve ça plutôt classe, pourquoi s’en priver ?

La méthode proposée ici pour placer correctement la zone « adresse du correspondant », de façon à ce qu’elle tombe pile poil dans la fenêtre de l’enveloppe n’est pas des plus rigoureuses ; mais elle offre au moins l’intérêt d’éviter de créer une zone de texte (une solution qui me semble « moins propre » car susceptible de poser des problèmes de compatibilité).

Passage à la ligne forcé

Quelle différence entre la création d’un nouveau paragraphe (« Entrée ») et le passage à la ligne forcé à l’intérieur du paragraphe courant (« Maj+Entrée ») ?

Quel charabia.

Je vais essayer d’expliquer ça un peu plus clairement dans cet exercice. Pour l’heure retenez que la création de passager à la ligne forcé (ou retour à la ligne…) eh bien, c’est très utile !

Champs date et politesse

Une petite nouveauté de cet exercice : l’insertion d’un champ « Date » et « formule de politesse ».Un rappel sur les champs, que nous avons déjà vus et, surtout, une introduction (assez triviale) sur les insertions automatiques que nous aurons l’occasion d’aborder par la suite.

Modèle de document

Nous allons découvrir (en fait, moi je connais déjà, mais, conformément aux usages, je me range volontiers à vos côtés) la création d’un modèle de document (format .DOT). La notion de modèle s’avère particulièrement adaptée à la réalisation d’une tête de lettre.

Cette présentation des réjouissances étant faite, passons aux choses pratiques :

Format du document

Commencez par modifier les marges du document (ou de la page) :

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Passage à la ligne forcé

Tapez ensuite votre tête de lettre.

Remarquez ici que le quatrième paragraphe a été modifié : j’ai ajouté un espacement avant de 12 points, de façon à insérer un espace vertical entre le numéro de téléphone et le paragraphe précédent (comportant l’information « code postal-ville »).

Pour éviter que cet espacement avant se répète entre le premier et le second numéro de téléphone, j’ai créé un passage à la ligne forcé :

Après avoir saisi « 01 44 45 34 44 » j’ai effectué la commande suivante : MAJ+Entrée au lieu d’appuyer simplement sur la touche « Entrée ».

Cela permet de forcer le retour à la ligne tout en restant dans le même paragraphe : l’espacement vertical entre les deux numéros de téléphone (et l’adresse e-mail) n’est donc plus défini en tant que paragraphe, mais en tant qu’interligne.

Alors que si j’avais simplement tapé « Entrée », il m’aurait fallu ensuite supprimer l’espacement avant de 12 points pour ce cinquième paragraphe.

C’est typiquement le genre de truc à savoir pour gagner du temps.

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Définir les repères du bloc « adresse correspondant »

Venons-en, maintenant, au petit bidouillage maison qui nous permettra de définir le positionnement de la zone « adresse du correspondant » afin que cette dernière s’affiche, rayonnante, dans la fenêtre de l’enveloppe.

On va s’aider, pour cela, de l’outil rectangle de la palette dessin (voir support).

- tracez un rectangle ; peu importe la taille,

- double cliquez sur ce rectangle, afin d’accéder aux propriétés de la forme,

- cliquez sur l’onglet « Taille »,

- il est indispensable que la case « Garder le même rapport hauteur/largeur » soit décochée,

- modifiez les dimensions de votre dessin en tapant la hauteur et la largeur du modèle (voir ci-dessous).

- après modification de ces dimensions, il est normal que les proportions n’affichent plus « 100% », car ceci vous indique dans quelles proportions les dimensions d’origine de votre tracé ont été modifiées. Par conséquent, ce sont uniquement les dimensions qu’il faut prendre en compte dans la vue ci-dessous (et non l’ « Échelle »).

- cliquez sur l’onglet « Couleur et trait » et supprimez la couleur de fond du rectangle (allez, trouvez… vous savez, on l’a déjà vu ! voir exo).

- cliquez sur « OK » de la boîte de dialogue.

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Déplacez le rectangle pour le caller « angle supérieur gauche » en repérage avec l’angle supérieur gauche du document.

Placez votre point d’insertion à la suite de l’adresse e-mail et tapez sur la touche « Entrée » du clavier.
Le but du jeu consiste à ce que ce nouveau paragraphe vide soit placé verticalement en repérage sur la ligne inférieur du rectangle.

Ajustez, le cas échéant (par exemple, si vous n’avez qu’un numéro de téléphone ou aucune adresse e-mail) l’espacement vertical de ce nouveau paragraphe.

Vous avez remarqué, qu’après avoir tapé « Entrée », l’adresse e-mail s’est transformée en (style) « lien hypertexte » (réactif à la souris et mise en forme « bleu souligné »).

Pour supprimer ce lien hypertexte (si, comme moi, vous ne désirez pas cette mise en forme), il suffit de sélectionner le paragraphe, puis de cliquer du bouton droit de la souris et de cliquer (gauche) sur :

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Le nouveau paragraphe (après l’adresse e-mail) est destiné à recevoir le « bloc adresse correspondant » ; celui qui devra apparaître dans la fenêtre de l’enveloppe.

Le curseur de retrait

L’étape suivante consiste à paramétrer l’alignement horizontal de ce paragraphe. Là encore la méthode proposée n’est pas la seule possible. Nous avons vu qu’il existe deux possibilités pour déplacer le texte sur le plan horizontal :

- le retrait de paragraphe

- les tabulations

Est-il besoin de rappeler que le toc, toc, toc… sur la barre d’espace ne doit jamais être pratiqué pour déplacer votre point d’insertion sur le plan horizontal ?

Pour le cas présent, j’ai décidé que notre paragraphe serait déplacé vers la droite à l’aide d’un retrait global ; on aurait pu très bien arriver au même résultat avec les tabulations ; mais voilà il faut bien choisir.

Et, afin de varier les plaisirs, nous allons définir ce retrait à gauche à l’aide d’une fonctionnalité que je vous avais pourtant déconseillée : le curseur de retrait (voir support).

Et vous aurez beau jeu de rétorquer d’un regard oblique …sait pas ce qu’il veut, lui, hum, hum…

Et moi de vous répondre : oui, mais là, çà vaut le coup d’essayer, car on sera plus efficace avec la souris qu’avec le menu.

Très important : nous allons définir un retrait global du paragraphe à gauche par conséquent il est impératif de bien sélectionner la partie rectangulaire du curseur et non l’un ou l’autre des deux triangles placés au-dessus (voir support) ; cela demande pas mal de précision dans le geste, je vous l’accorde.

- vérifiez que votre point d’insertion est bien placé sur le dernier paragraphe créé.

- pointez sur le curseur de retrait, placé dans la règle, sur le petit rectangle,

- maintenez le bouton gauche de la souris enfoncé sur le curseur ; vous devriez voir apparaître une ligne verticale pointillée,

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Tout en maintenant le bouton enfoncé glissez la souris vers la droite afin de superposer la ligne verticale pointillée sur la bordure droite du rectangle

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Si vous n’arrivez pas à maîtriser ce curseur de retrait :

- annulez (CTRL+Z)

- utilisez le paramétrage du format « Paragraphe » (clic droit ou via le menu « Format ») pour indiquer sur la boîte de dialogue un retrait à gauche de 9,25 cm.

A priori, une fois ce retrait effectué - position horizontale - et, à condition que la position verticale du paragraphe corresponde à la bordure inférieure du rectangle, vous avez le bon placement pour que votre bloc « adresse correspondant » s’affiche correctement dans la fenêtre de l’enveloppe.

Vous pouvez supprimer le rectangle : clic sur la bordure et touche « Suppr » du clavier.

Commencez à taper votre bloc « adresse correspondant ».

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Passage à la ligne forcé (2)

Si, après avoir tapé la première ligne de ce bloc adresse, on appuie sur la touche « Entrée » pour saisir la suite, on obtient la démonstration de ce que je vous avais expliqué plus haut au sujet des retours à la ligne forcés :

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Ce deuxième paragraphe du bloc « adresse correspondant » hérite des propriétés « espacement avant » du paragraphe précédent.

Si je veux supprimer ce blanc disgracieux entre les lignes, il me faut retourner dans le format paragraphe et régler « l’espacement avant » à zéro (0).

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La suite du bloc adresse :

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Puis, « Entrée » pour créer un nouveau paragraphe…

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…clic droit pour accéder aux propriétés du paragraphe…

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… nouvel « Espacement avant ».

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Champ date

Ce nouveau paragraphe servira à inscrire la Date.

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Comme je souhaite éviter de taper à chaque fois la date (n’oublions pas qu’il s’agit d’un modèle) , je vais utiliser un champ « Date ».

Mais oui, les champs, vous vous en souvenez ? Nous les avions déjà abordés, notamment, au sujet des numéros de page et du sommaire.

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On sélectionne d’abord, la catégorie « Date et heure » en haut…

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Puis, ensuite je choisis le champ « CREATEDATE ».

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Cela permet d’insérer automatiquement la date de création du document ; ce qui semble le choix le plus approprié, compte tenu du fait qu’il s’agit de réaliser un modèle (voir plus bas).

Avec cette option, si on ouvre le même document deux semaines plus tard, la date de création sera conservée quelles que soient les manipulations effectuées, contrairement à un champ « Date » (date du jour) ou « SaveDate » (date d’enregistrement).

Ces options peuvent avoir leur importance, si vous tenez à rééditer, voire modifier un document tout en conservant la date de création, par exemple pour imprimer une ancienne facture.

Puis après avoir cliqué sur le bouton « Options… », en bas de la boîte de dialogue, je sélectionne le type de champ adapté à l’en-tête de lettre : un classique « d MMMM yyyy »

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Je valide par « OK » pour fermer la boîte de dialogue.

Le champ « date » (date de création) est inséré.

Comme tous les champs, il est possible, le cas échéant, d’actualiser ou de modifier le champ « Date » à l’aide d’un clic du bouton droit de la souris. Notez que, tant qu’il s’agit d’un champ « CREATEDATE », la mise à jour du champ n’aura aucun effet.

S’il faut modifier la date, par exemple pour qu’elle s’actualise à chaque enregistrement, je dois :

- modifier le type de champ (option « Modification du champ… » depuis le menu contextuel)

- dans la boite de dialogue « Champ » choisir l’option « SaveDate ».

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Nouveau paragraphe.

Je sélectionne encore le curseur de retrait (attention : le rectangle) …

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… afin de le remettre au niveau de la marge.

Remarquez que, si vous ne voulez pas utiliser le curseur de retrait, vous arrivez au même résultat en passant par :

- clic droit sur le nouveau paragraphe

- « Paragraphe »

- retrait à gauche : zéro (0)

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Le reste est tout ce qu’il y a de plus ordinaire. On commence à saisir une ligne prévue pour l’objet (en italique, par exemple).

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Puis « Entrée » pour indiquer la civilité : une information à vérifier systématiquement avant de poster votre lettre : certaines personnes ne supportent pas que l’on s’adresse à elles en se trompant de sexe.

Dans le doute, indiquez systématiquement « Madame, Monsieur, ».

La vue ci-dessus indique que si vous commencez à saisir une date Word vous proposera de la compléter automatiquement. Si la proposition qui figure dans l’info bulle jaune vous convient, il suffit de taper sur « Entrée » pour qu’elle s’insère dans votre texte (sans créer de paragraphe)..

Insertion d’une formule de politesse

Une fois que vous avez fini de taper votre trame de courrier (par exemple, avec deux ou trois paragraphes), vous pouvez insérer une formule de politesse.

Je vous montre ce premier exemple d’insertion automatique juste pour le fun car, entre nous, je pense que l’insertion d’une formule de politesse prédéfinie dans une lettre relève plus du gadget que d’une puissante fonctionnalité du programme.

Mais allons-y quand même :

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La formule est en place. Signature. Rideau.

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Modèle de document

La lettre type est finie. J’enregistre, comme d’habitude (CTRL+S).

Regardez la barre de titre : pour l’instant il ne s’agit en réalité que d’un document Word ordinaire (document au format .doc).

Maintenant je veux enregistrer ce fichier en tant que modèle de document ; ce qui du point de vue de mon logiciel de traitement de texte (quel que soit le programme) a un sens bien particulier.

C’est ce que nous allons voir maintenant :

- je passe par le menu « Fichier/Enregistrer sous… » ; ce qui signifie, que je vais créer une variante, un deuxième fichier à partir du document courant…

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- dans « Type de fichier », après avoir cliqué sur la petite flèche placée à droite du champ, je sélectionne l’option Modèle de document (*.dot).

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En premier lieu pour Word, un modèle de document est un fichier qui se distingue d’un document ordinaire Word, par son type :

- *.doc pour un document Word

- *.dot pour un modèle de document

Remarquez que, dès que vous avez choisi de créer un modèle de document, Word vous localise dans un dossier « Modèle » (lequel est un sous-ensemble du dossier « Documents and settings » - paramètres- de l’utilisateur courant).

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Pour allez plus loin dans l’explication, il suffit d’indiquez le nom de votre modèle personnalisé et d’enregistrer.

Fermez le modèle puis cliquez sur le menu « Fichier/Nouveau » et non sur l’icône de la petite feuille blanche, laquelle vous fournira toujours le même modèle « normal.dot » : le modèle de document par défaut de Word.

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Le volet Office (ou une boîte de dialogue, pour les versions plus anciennes de Word) vous proposera alors de choisir, parmi les différents modèles disponibles, celui que vous souhaitez utiliser.

Je clique « Sur mon ordinateur… »

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Et là, je retrouve mon modèle personnalisé.

Il suffit de double-cliquer dessus pour ouvrir…

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un nouveau document qui sera fourni à partir du modèle.

Ce qui signifie que je pourrais y apporter toutes les modifications nécessaires et enregistrer directement ce nouveau document (et non « Enregistrer sous… ») sans que cela ne modifie en rien le modèle d’origine.

Notez que la date indique toujours celle du jour de la création du document.

Idéal pour établir une correspondance tout azimut avec, à chaque fois, une mise en forme rigoureusement identique.

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Modèle tête de lettre