Document maître (MSW) [1]

A moins que vous ne cherchiez un moyen efficace pour vous assoupir paisiblement devant votre écran, la lecture de cette page n’a de sens que si vous réalisez l’exercice.

Les procédures sont volontairement détaillées afin que vous puissiez reproduire chaque étape, fût-elle considérée comme « allant de soit » pour certains d’entre vous.

La description présentée ci-dessous est donc menée à un rythme « deux de tension », de quoi désespérer les plus impatients. J’espère toutefois que vous y retrouverez votre compte.

Quelques rappels de « culture informatique de base » sont nécessaires avant de débuter l’exercice :

Récupérer les éléments

Pour cet exercice, vous devez absolument récupérer le document joint qui se trouve en bas de page.

Pointez sur l’icône ZIP légendée « Document maître », puis effectuez un clic droit de la souris. Sur le menu contextuel (voir support) cliquez sur Enregistrer la cible du lien sous…

Cette option signifie que vous allez enregistrer le fichier relié par lien hypertexte à l’icône ZIP.

Selon le navigateur utilisé, il est possible que vous ne retrouviez pas exactement la formulation Enregistrer la cible du lien sous… (présentée sur Firefox). Pour autant, tous les navigateurs permettent, avec leur propre jargon, de faire la même action.

Le fichier à enregistrer s’appelle BRUT.ZIP. Le format ZIP permet de stocker plusieurs éléments dans un même fichier. En décompressant cette archive, vous trouverez donc un dossier contenant plusieurs fichiers.

L’étape suivante consiste à bien identifier l’emplacement dans lequel vous allez stocker le fichier récupéré.

Pour cet exercice, j’ai choisi la racine de ma clé USB indiquée, dans la vue ci-dessous, en tant que :

UDISK2.0(H:)

Vous n’êtes absolument pas obligé d’en faire de même. Il est d’ailleurs fort probable, qu’une fois branchée sur votre ordinateur, votre clé ne pas soit désignée de la même façon que dans mon exemple (nom du support et lettre de lecteur).

Vous pouvez, par exemple, choisir votre dossier « Mes documents » (ou « Documents » sur Vista).

Le plus important étant que vous arriviez à retrouver précisément, sur votre ordinateur, l’emplacement dans lequel vous allez stocker les fichiers de cet exercice et que vous puissiez naviguer sans difficulté dans votre système (voir, au besoin, les supports sur « Mes documents » ainsi que le gestionnaire de fichiers sur Vista).

Une fois que l’archive ZIP est enregistrée sur ma clé, j’effectue un clic droit de la souris afin de la décompresser (voir support).

Je choisis « Extraire ici ».

L’archive est décompressée « à la racine » de la clé (voir la colonne de gauche ci-dessous).

Il s’agit d’un dossier nommé « BRUT », lequel contient trois fichiers (colonne de droite) au format Word (.doc) :

– 01_Le projet.doc

– 02_conception.doc

– 03_Biblio.doc

Pour information, sachez qu’il s’agit de supports utilisés pour l’atelier Pages Web – blog, en 2007.

La barre de titre

Vous n’ignorez certainement pas que le système de fenêtrage informatique comporte un certain nombre d’éléments standardisés (voir support).

Pour cet exercice, vous devrez porter la plus extrême attention à la barre de titre des fenêtres. Nous allons, en effet, travailler avec plusieurs fichiers, dont certains comportent exactement le même contenu. La façon la plus sûre pour les distinguer, dans ce contexte, consiste à prendre l’habitude d’identifier les documents en observant le nom du fichier indiqué sur la barre de titre :

Nous pouvons passer, maintenant à l’exercice proprement dit.

Création du document maître

Vous avez donc téléchargé l’archive BRUT.zip ; vous l’avez décompressée et vous pouvez naviguer sur votre système de fichiers pour récupérer le contenu du dossier BRUT.

Bien. Tout est prêt, nous pouvons enfin commencer : ouvrez Word.

Passez immédiatement en mode plan (voir support).

Une fois rendu en « affichage mode plan », cliquez sur le bouton Insérez un sous-document.

Ci-dessous, une vue globale de l’affichage « mode plan » avec l’emplacement du bouton à cliquer :

Vue à telle, recadrée :

Dès que vous cliquez sur ce bouton, Word ouvre un explorateur de fichier.

Le but du jeu consiste à récupérer un fichier, en l’occurrence, le premier des trois fichiers qui figurent dans le dossier BRUT.

J’ouvre donc la clé USB :

Attention : vous devez transposez pour retrouver les éléments correspondants sur votre propre système !

Puis je clique sur le premier fichier, puis sur « Ouvrir » (on obtient le même résultat par un double-clic direct sur l’icône du fichier).

Le document 01_Le projet.doc est intégré dans mon nouveau document (qui porte, tant qu’il n’est pas enregistré, le titre provisoire de « Document1 »). Nous sommes en mode plan, ne l’oublions pas, ce qui explique les signes caractéristiques de ce mode d’affichage (les + ou les - placés devant les titres).

Je recommence la même procédure pour récupérer le deuxième fichier.

Le fichier 02_conception.doc est inséré à la suite du précédent :

On continue avec le troisième :

Vous remarquez, qu’à chaque insertion, Word crée automatiquement un « saut de section - page suivante » (voir support).

Il est temps d’enregistrer notre document actif, bien que rien n’oblige à attendre cette étape particulière pour le faire :

Il est préférable d’enregistrer ce document maître au même niveau d’arborescence que les sous-documents qu’il contient.

Je choisis, par soucis de clarté, de lui donner le titre de DOCUMENT_MAITRE.

J’aurais pu, en fait, lui donner n’importe quel nom de fichier ; il s’agit d’un fichier Word, ni plus ni moins. Cette remarque vaut également pour les autres fichiers. Les chiffres ajoutés en préfixes (01, 02, 03), me permettent de m’y retrouver plus facilement : ils ne sont d’aucune nécessité absolue pour effectuer la procédure d’insertion de sous-documents dans un document maître.

Sachez, toutefois, que le soin apporté au nommage des fichiers revêt une importance pratique capitale : cela vous aide à vous repérer quand vous devez traiter, tel que c’est le cas ici, des documents reliés les aux autres ou lorsque vous avez affaire à de multiples variantes d’un contenu plus ou moins modifié, voire exactement du même contenu (une situation, soit dit en passant, qui peut devenir rapidement cauchemardesque).

Voici à quoi ressemble le document maître une fois l’enregistrement effectué :

Il est possible de développer et de rétracter chaque sous-document à l’aide de ce bouton :

Je ferme le document maître.

Puis je décide d’essayer une expérimentation sur l’un des sous-documents.

J’ouvre, par exemple, celui-ci :

J’apporte une correction à ce document ; j’ajoute le texte encadré dans la vue ci-dessous :

Tiens, je constate que Word a corrigé automatiquement le mot œuvre (e et o liés) dès que j’ai tapé l’espace après ce mot. Cela n’a aucun rapport avec notre sujet (vous savez comme j’adore les digressions) mais cela vaut le coup d’être remarqué : il s’agit d’une correction automatique, nous y reviendrons bientôt ! (Et toc, encore une sous digression : pour information, le caractère « œ » s’obtient directement avec le raccourci clavier suivant : ALT+0156, cela peut être utile si vous tapez un texte dans un environnement sans correcteur).

Bref, j’ai apporté une modification sur le document 01_Le projet.doc dans l’intention de vérifier si la correction s’est reportée dans le document maître.

J’enregistre donc 01_Le projet.doc…

…et je le ferme.

Je retourne dans mon dossier courant afin d’ouvrir le document maître.

Je développe le sous-document…

… et je constate que la correction faite sur le sous-document s’est effectivement reportée dans le document maître.

Cela signifie donc que je peux très bien continuer de travailler directement dans le sous-document.

Reste, maintenant, à vérifier si la réciproque s’applique à cette situation : je modifie à nouveau ce titre – dans le document maître - en rétablissant la version d’origine.

J’enregistre le document maître…

… je le ferme.

Et j’ouvre à nouveau le sous-document 01_Le projet.doc : la correction apportée dans le document maître s’est effectivement reportée dans le sous-document.

Cela signifie donc que les documents sont liés et peut importe si je corrige le document maître ou le sous-document.

Je reste sur ce sous-document et je décide de poursuivre l’expérimentation.

Cette fois-ci, j’aimerai savoir si le contenu de l’en-tête et du pied de page, tel que nous l’avions déjà observé (voir support), s’applique dans le cas d’un document maître.

Commençons, toujours dans notre premier sous-document, par insérer une numérotation.

Je bascule dans le pied de page et j’insère la numérotation.

J’enregistre, je ferme…

… afin de retourner dans le document maître.

Je constate que la numérotation s’est également reportée dans le document maître.

Distinction, toutefois : sur le document maître, le premier sous-document débute avec la page 2 ; cela est dû au fait qu’un saut de section a été créé à cet emplacement. La première page du document maître est, pour l’instant, une page vide ; il faut juste le savoir.

Ceci étant, pour aller au bout de l’observation, il faudrait vérifier si les deux autres sous-documents présentent également, dans le document maître, une numérotation automatique.

Je parcours le fichier quelques pages plus loin, au niveau du deuxième sous-document.

Je constate donc que la numérotation, appliquée sur l’un des sous-documents s’est automatiquement reportée à l’ensemble du document maitre :

Et je continue l’expérimentation !

Pour cela je ferme le document maitre et je retourne sur le sous-document 01_Le projet.doc.

Le but du jeu consiste, maintenant, à vérifier si l’on peut appliquer un contenu d’en-tête spécifique à chaque chapitre, tel que nous l’avions mis en pratique, il y a quelques temps (voir support).

Pour cela je sélectionne le titre de niveau 1 du document actif, afin de le copier…

… dans l’en-tête…

Ah oui ! Profitons-en pour présenter ce collage spécial ; pour cela je passe par le menu « Edition » :

Ce qui fait apparaître la boîte de dialogue ci-dessous.

Je veux coller dans l’en-tête, le texte sans sa mise en forme. Autrement dit, il me faut le texte copié sans son style (Titre1).

Voilà pourquoi j’ai recours à ce « collage spécial ».

Ceci est très important car je souhaite que ce qui apparaisse dans l’en-tête soit en style « en-tête » en non en style « Titre1 » ; ce qui aurait été le cas, si je m’étais contenté de coller normalement, sans passer par « collage spécial ».

Voilà qui est fait :

J’enregistre le sous-document 01_le projet.doc et j’effectue exactement la même procédure pour les deux autres sous-documents :

J’enregistre toutes les modifications apportées aux sous-documents. Je les ferme, plus par soucis de clarté, que par nécessité.

Et j’ouvre le document maître. Un en-tête personnalisé est bien appliqué automatiquement à chaque sous-document :

Je vous épargne le troisième sous-document : vous pouvez le vérifier vous-même, après tout.

Voilà qui simplifie considérablement la tâche pour insérer un titre courant par chapitre !

Souvenez vous, sur notre précédent exemple, nous avions été obligés, pour obtenir le même résultat, de désactiver l’option « lié au précédent » à chaque début de section.

Attention : pour que cela fonctionne bien, il est toutefois nécessaire que les styles de chaque sous-document soient rigoureusement identiques, tant du point de vue de la logique de structure qu’en ce qui concerne la mise en forme. Vous avez, sans doute remarqué qu’à l’exception d’un style personnalisé « question », ce sont les styles par défaut de Word qui sont appliqués dans les trois sous-documents. Ceci est préférable justement pour éviter tout conflit au moment de l’intégration dans le document maître.

Comme nous allons le voir maintenant, si vous devez personnaliser la mise en forme d’un style prédéfini de Word, vous avez tout intérêt à le faire dans le document maître.

J’affiche, depuis DOCUMENT_MAITRE.doc, le volet Office afin de modifier le style « en tête » (voir supports « modifier les styles »)

Je modifie, la police, la taille, l’alignement et je valide.

Le style de l’en-tête est automatiquement modifié et s’applique sur l’en-tête, quelle que soit la section concernée.

Il en aurait été tout autrement si j’avais modifié le style uniquement dans le premier sous document : essayez, vous verrez.

Prochain support : le sommaire.